Googleカレンダーの便利な使い方！業務を効率化するスケジュール管理機能

Googleカレンダーとは、Googleアカウントを持っていれば無料で利用できるカレンダーツールです。

自分の予定を管理するときはもちろん、同僚や取引先と仕事をするときも便利なGoogleカレンダー。この記事では、Googleカレンダーの便利な使い方をご紹介します！

• Googleカレンダーとは？
• Googleカレンダーの基本的な機能
• Googleカレンダーの便利なスケジュール管理
• Googleカレンダーで便利な予定共有
• Googleカレンダーとツール連携

Googleカレンダーとは?

Googleカレンダーとは、ブラウザ上でスケジュール管理ができるカレンダーツールです。 Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、パソコンのブラウザはもちろん、スマートフォンやタブレットのアプリから使用することも可能です。Googleカレンダーでは、例えば以下のような機能が使えます。

• 自分のスケジュール管理
• スマートフォンとパソコンとの同期
• 同僚とのスケジュール共有
• 会議の招集
• 外部ツールとの連携

Googleカレンダーは単なるカレンダーツールではなくて、業務を効率化できる便利なツールです。 スケジュール管理をGoogleカレンダーで行えば、業務が何倍もスムーズになるでしょう。

Googleカレンダーの基本的な機能

Googleカレンダーの基本的な使い方を紹介します！

予定の追加・変更

Googleカレンダーに予定を追加するときは、「作成＞予定」から入力することが可能です。 予定の内容や日時を入力して、「保存」を押しましょう。 予定を登録したい日時をカレンダー上でクリックして予定を追加することもできます。

予定の変更をしたいときは、変更したい予定をクリックして「編集」マークを押します。 予定の詳細画面が表示されるので、変更内容を反映して「保存」を押しましょう。 時間だけを変えたい場合は、予定をドラッグして変更することも可能です。

定期的な予定の設定

毎週の定例会など、定期的な予定がある場合は繰り返し設定が便利です。

設定するときは、「新規作成＞予定」の画面に表示される「繰り返さない▼」をクリックします。 すると、予定を繰り返す頻度が表示されるため、希望に合わせて設定しましょう。

場所を追加する

Googleカレンダーで予定を追加するときは、場所を登録しておくことも可能です。

「会議室または場所を追加」をクリックすると、詳細が入力できます。 場所の名称などを入力するとGoogleMapと連携されるため、詳細な住所や地図を確認できます。

リマインダーを設定する

リマインダーとは、設定した時間に登録しておいたタスクを通知してくれる機能です。 予定時刻よりも前に知らせてくれるので、うっかり忘れを防げます。

リマインダーの設定は、「新規作成＞予定＞リマインダー」をクリックすることで行えます。 表示された画面から、予定の内容や時刻を設定しましょう。

Googleカレンダーの便利なスケジュール管理

ここからは、Googleカレンダーをより使いこなすための便利な活用法について説明します！主な活用方法は以下の通りです。

• タスクの管理
• 複数カレンダーの登録
• ファイルの添付
• ゴール機能

順番にみていきましょう。

タスクの管理

Googleカレンダーではタスクを登録して、その日にやるべきことを整理することもできます。登録方法は、「新規作成＞タスク」から内容を入力するだけです。

登録したタスクは以下のToDoリストから確認できます。

複数カレンダーの登録

予定管理をする際に、プライベート用のカレンダーと仕事用のカレンダーを分けたいと考える方もいるでしょう。 Googleカレンダーなら、複数のカレンダーを登録して使い分けることが可能です。

画面左側にある「マイカレンダー＞他のカレンダー＋新しいカレンダーを作成」をクリックすると、新規作成するカレンダーの詳細を設定できます。

ファイルの添付

会議で便利なのが、ファイルの添付機能です。予定にファイルを添付しておくと、より業務がスムーズになります。

予定に資料などを添付するときは、作成時に「添付ファイルを追加」をクリックして、添付したいファイルをアップロードしましょう。 上部の「会議メモを作成」をクリックするとGoogleドキュメントが開き、議事録などの入力ができます。

ゴール機能

アプリ版のGoogleカレンダーには、ゴール機能が搭載されています。これは、目標(ゴール)を設定してスキルアップを目指すための機能です。

アプリ版で予定を追加する「＋」ボタンを押すと、ゴールのアイコンが表示されます。 ここをタップすると、運動やスキルアップなどのゴールの種類が表示されるので、好きなものを選んで頻度や時間を入力しましょう。 AIが予定のない時間を自動的に探して、目標を達成するための予定をカレンダーに予定を追加してくれます。

Googleカレンダーの便利な予定共有

Googleカレンダーの真骨頂は、クラウドサービスだからこそできる予定の共有機能！ ここでは、主な予定共有機能の使い方を紹介します。

ポイントは以下の通りです。

• カレンダーの共有
• 同僚の予定をチェックする
• 同僚を招待する
• Google Meetのリンクを共有する

カレンダーの共有

自分が作成したGoogleカレンダーは、ほかの人と共有することができます。

画面左の「マイカレンダー」の欄に表示された共有したいカレンダーの「…」マークをクリックして、「設定と共有」を選択します。 そこから「カレンダーの統合」をクリックすると、カレンダーの公開URLや埋込コードが表示されます。

カレンダーを共有したい場合は公開URLコードを相手に送り、ホームページなどに埋め込みたい場合は埋込コードを該当箇所に貼り付けましょう。

同僚の予定をチェックする

Googleカレンダーでは、同僚の予定表をチェックすることも可能です。

画面左にある「ゲスト ユーザー検索」の欄に、予定を確認したい同僚の名前もしくはメールアドレスを入力すると、その人の予定が自分のカレンダーに表示されます。

また、「時間を探す」からゲストの空き時間を調べることも可能です。 相手の空き時間をすぐに確認できるので、仕事の予定を立てるときに便利です。

同僚を招待する

同僚を同じ予定に参加させたいときは、「招待」機能がとっても便利です。

方法は簡単で、予定を作成するときに「ゲストを追加」から招待したいゲストを入力するだけ。 「招待メールを送信しますか？」と聞かれるので、「送信」を押して相手が承諾してくれれば、予定への招待は完了です！

Google Meetのリンクを共有する

Google Meetとは、Googleが提供する無料のWeb会議システムです。 Googleカレンダーは、Google Meetと連携することが可能です。

予定を作成するときに、「Google Meetのビデオ会議を追加」を設定しておきましょう。 ゲストを追加で参加者を登録しておくと、招待メールが自動で送られます。 会議に参加するときは、「Google Meetに参加する」をクリックするとビデオ会議に画面に移動できます。

Googleカレンダーとツール連携

Googleカレンダーはさまざまなツールやサービスと連携できます。例えば、以下のサービスと連携可能です。

• Zoom
• Slack

連携方法を解説します。

GoogleカレンダーとZoomの連携

ZoomとGoogleカレンダーを連携しておくと、Google MeetだけではなくZoomとも連携できるようになります。取引先によっては、Zoomでのやり取りもあるでしょう。

「…＞アドオンを追加」からZoomを選択。Zoomをインストールしておけば、予定を追加するときにZoom会議の作成を選択できるようになります。

GoogleカレンダーとSlackの連携

Slackも、Googleカレンダーと連携できます。Slackのメニューバー「その他＞App」からGoogleカレンダーを追加しましょう Googleカレンダーを追加しておくと、リマインダーや通知機能によってより便利にSlackを活用できるようになります。

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