【脱Excel!?】効率が爆上がりするGoogleスプレッドシート基本の使い方

【脱Excel!?】効率が爆上がりするGoogleスプレッドシート基本の使い方

Googleスプレッドシートとは、Googleが提供する無料の表計算サービスです。データの入力や管理が無料で行えるスプレッドシートですが、Excelとの違いがわかりにくいですよね。この記事では、Excelとスプレッドシートの違いを徹底解説!スプレッドシートの使い方を学んで、作業効率を爆上げしちゃいましょう!

 
ビギニャー

先輩、Excelで何の作業をしているんですか?


 
シニヤン

おお、ビギニャー君。これはExcelじゃなくて、Googleスプレッドシートだよ。


 
ビギニャー

Googleスプレッドシート……。なんとなく聞いたことはありますけど、どんなサービスなのかあまり知らないんです。先輩、教えてください!

Googleスプレッドシートとは?

Googleスプレッドシートとは、Googleが提供する表計算サービスです。
Excelと同じような機能・操作方法で使えるソフトですが、Googleアカウントがあれば誰でも無料で使用できる点が大きな特徴です。

インターネットを経由して利用する「クラウドサービス」であるため、ソフトウェアをインストールする必要がありません。
また、複数人で同時に同じシートを開いて同時編集をすることも可能なんです!

近年はリモートワークが普及してきたため、オフラインで使用するExcelと比べて、オンライン上で同時編集ができるスプレッドシートに注目が集まっています。
Excelの代替ソフトとして活用されるだけではなく、オンラインツールならではの独自の関数が搭載されている点もメリットとして上げられます。

 
シニヤン

まぁ簡単にいうと、オンラインで使えるExcelってところかな。


 
ビギニャー

へぇ~、便利そうですね!でも、どうしてわざわざExcelじゃなくてスプレッドシートを使うんですか?違いがよくわからないです……。


 
シニヤン

そうだね…。Excelとスプレッドシートは、似ているようで違うところがいくつかあるんだよ。

【比較】GoogleスプレッドシートとExcelの違い

GoogleスプレッドシートとExcelの違いは、以下のとおりです。

機能はほぼ同じ!

いちばん重要な機能的な面は、スプレッドシートとExcelで大きな差はありません。
一部、スプレッドシートにはWebサイトから自動で情報を集める「IMPORTXML」や、ほかのスプレッドシートのデータを引用する「IMPORTRANGE」といった独自の関数がありますが、ほかの機能はほとんど同じです。
見た目も操作性もほぼ同じなので、Excelからスプレッドシートに移行した方が戸惑うことはないでしょう。

スプレッドシートは無料、Excelは有料

スプレッドシートとExcelでは、料金体系が異なります。
スプレッドシートは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。
対して、Excelは有料ソフトであるため、使用するためにはライセンス料を支払わなければいけません。
2022年8月現在、Excelを含むサブスクリプションサービス「Microsoft 365 Business Basic」は、715円/月(税込)の支払いが必要です。

スプレッドシートはオンライン、Excelはオフライン

スプレッドシートとExcelで大きく異なるのが、「オンラインか・オフラインか」というポイントです。

スプレッドシートはインターネットを経由してWeb上で使用するクラウドサービスなので、使用するときはインターネットへの接続が必要です。
その代わり、インターネットを利用できる人であれば誰でも使うことができて、同時に同じシートを見たり編集したりすることもできます。

一方、Excelはソフトウェアをダウンロードして使うサービスなので、オフラインでも作業できる点が大きなメリットです。
ただし、ファイルを送信することはできても、ほかの人と同時に同じファイル編集することはできません。

スプレッドシートはGoogleツールと連携できる

スプレッドシート独自の機能として、Googleツールとの連携が挙げられます。
たとえば、アンケートを取って集計してくれる「Googleフォーム」のデータをスプレッドシートに変換したり、Webサイトのアクセス解析ソフト「Googleアナリティクス」のレポート作成をしたりすることが可能です。

業務でGoogleツールを活用している方は、スプレッドシートを使用するとより作業を効率化させられること間違いなしです!

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ビギニャー

Excelとほとんど同じ機能でオンラインならではの強みもあるなんて、スプレッドシートすごいですね!


 
シニヤン

そうなんだよね。だから、スプレッドシートを業務に取り入れるとたくさんのメリットが得られるんだ。

Googleスプレッドシートを使うメリット

Googleスプレッドシートを使うメリットとしては、以下の3つが挙げられます。

インターネット環境があれば無料で使える

Excelはソフトを持っていなければ使えませんが、スプレッドシートはインターネット環境さえあれば誰でも無料で使うことが可能です!
そのため、ソフトウェアにお金をかけたくない方でも気軽に利用できるというメリットがあります。

また、仕事などでファイルを共有する必要があるとき、Excelの場合は相手も同じソフトを持っていないとデータを共有できません。
一方で、スプレッドシートは料金やソフトウェアのダウンロードが不要なので、「データの共有相手がファイルを開けなくて困ってしまう」なんてことを防げるのです。

同時編集機能と連携機能で作業が効率化できる

スプレッドシートは、1つのファイルを複数の編集者が同時に変更することを前提としたソフトです。
そのため、Web会議をしながらみんなでファイルを編集する、メンバーのリアルタイムな進捗状況を把握する、といったことも可能なのです!
コメント機能もあるので、リモートワークのときもコミュニケーションを取りながら作業ができます。

また、Googleツールとの連携機能もとっても便利!
シームレスのほかのツールと連携できるので、業務を大幅に効率化できます。

データを紛失するリスクがない

Excelで作業していて、突然画面がフリーズしたりプログラムが終了したりしてデータが消えたことはありませんか?
スプレッドシートは常にバックアップが取られる仕組みになっているため、Excelのようにデータを紛失してしまうリスクはありません!

もちろん、複数人で同時編集してもすべてのデータが保存されます。
過去のバージョンに戻すことも可能なので、消えてしまったデータに肩を落とすことがなくなります。

 
ビギニャー

な、なんだか完璧なソフトすぎて怖くなってきました!Googleスプレッドシートって、弱点はないんですか……?


 
シニヤン

もちろん、使用するデメリットも存在しているよ。

Googleスプレッドシートを使うデメリット

Googleスプレッドシートを使うデメリットは、通信障害のリスクがある点です。

説明してきたように、スプレッドシートはインターネットへの接続を前提としたサービスなので、通信障害が起きると大切なデータにアクセスできなくなってしまいます
過去には、Googleの大規模な障害によって、1時間近くスプレッドシートにアクセスできなくなったこともあります。

いきなりインターネット接続が途切れると、直前の作業を保存できなくなってしまうことも……。
インターネット接続が不安定なときは、「自分でバックアップを取っておく」などの対策が必要です。

 
シニヤン

一部注意点はあるけど、スプレッドシートの活用は非常におすすめだよ!うちの会社も、スプレッドシートを導入してから業務が大幅に効率化したんだ。


 
ビギニャー

僕もさっそくスプレッドシートを使ってみようと思います!


 
ビギニャー

……あれ…?スプレッドシートって、どうやって使うんでしたっけ……?

Googleスプレッドシートの基本的な使い方

Googleスプレッドシートは、基本的にExcelと同じ操作方法で使用することが可能です!
ここでは、スプレッドシートの基本的な使い方について紹介します。

スプレッドシートを新しく作成する

新しくスプレッドシートを作成したいときは、Chromeのツールメニューからスプレッドシートに移動します。

画面上部「新しいスプレッドシートを作成」の下にある「空白」を押せば、まっさらなスプレッドシートが表示されます。
ちなみに、テンプレートギャラリーには無料で使える便利なテンプレートがたくさん登録されているので、それを活用することもおすすめです!

関数を入力する

関数を入力する方法は、Excelと同様。
入力したいセルをクリックし、関数を入力するだけ。

ちなみに、「挿入>関数」から関数を探すことも可能です!

文字を装飾する

画像の装飾も、Excelと同様の操作で行えます。
上部に表示されているツールバーを使えば、表の作成や文字の色変更、セルの結合、セルの塗りつぶしなどができます。

フィルタを設定する

フィルタとは、データを素早く絞り込んだり並べ替えたりする機能のことです。
スプレッドシートを使うときは、フィルタを活用すると業務を大幅に効率化できます。

フィルタを設定するときは、フィルタをつけたいデータの一番上の行を選択して「データ>フィルタを作成」をクリックするだけ。

これで簡単にフィルタを設定できます!

共同作業する

スプレッドシートをほかの人に共有したいときは、画面右上の「共有>リンクをコピー>完了」を押して、コピーされたリンクを共有相手に送ります。
共有されたリンクをクリックすれば、同時に同じファイルを閲覧することができます。
「制限付き」の部分をクリックすると、公開範囲を設定できます。

ちなみに、共有リンクを送った相手の権限を設定するときは、完了ボタンの上にある「閲覧者▼」を押します。
同時に編集をしたい場合は、権限を「編集者」に設定しておきましょう。

 
ビギニャー

おお!これはたしかに業務が捗りそうです!先輩、ありがとうございます!


 
ビギニャー

Googleスプレッドシートがこんなに便利なら、今までExcelで編集していたデータもこっちに移行したくなりますね……。


 
シニヤン

ふふふふ……。スプレッドシートなら、それもできちゃうんだよ!

GoogleスプレッドシートとExcelを連携する方法

Googleスプレッドシートには、作成したデータをExcelに変換したり、Excelのデータをスプレッドシートに変換したりする機能が搭載されています!

GoogleスプレッドシートのデータをExcelに変換する

変換したいファイルを開き、「ファイル>ダウンロード>Microsoft Excel」をクリックすれば、スプレッドシートをExcel形式でダウンロードできます!
ちなみに、PDFやCSV形式でダウンロードすることも可能です。

ExcelのデータをGoogleスプレッドシートに変換する

スプレッドシートのトップ画面から空白のスプレッドシートを開き、「ファイル>インポート」をクリック。

「アップロード」を選択して、変換したいデータをドロップします。

あとは、「データをインポート」のボタンをクリックするだけ!
GoogleスプレッドシートとExcelは、とっても簡単に連携できます。

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