脱Excelとは？メリットとDX化推進ツール「SPIRAL®(スパイラル)」をご紹介

脱Excelとは、Excelの使用をやめてより最適なシステムへ移行する取り組みです。

近年、「Excelは時代遅れ」「Excel管理をやめたい」と、脱Excelを目指す企業が増えてきています。

そこで本記事では、脱Excelのメリットや役立つツールを解説します。脱ExcelでDX化を推進したい企業は、ぜひ参考にしてみてください。

• 脱Excelとは
• なぜ脱Excelが求められているの？
• Excelが抱えている課題
• 脱Excelのメリット
• 脱Excelのデメリット
• 脱Excel後の代替データベース
• 脱Excel・DX化推進なら「SPIRAL®(スパイラル)」
• 「SPIRAL®(スパイラル)」のできること

脱Excelとは

近年注目を集めている「脱Excel」という考え方。なんとなく興味を抱きつつ、具体的な意味や脱Excelすべき業務を理解できていない方は多いかもしれません。まずは、脱Excelの概要について以下の3点を解説します。

• 脱Excelの意味
• 脱Excelが向いている業務
• 脱ExcelとDX化の関係

言葉の意味を正しく知って、DX化の最初の一歩を踏み出しましょう。

脱Excelの意味

脱Excelとは、言葉の通りExcelを使わずに業務を遂行することです。Excelの代わりに業務に特化した専門性の高いツールを導入し、より効率的な業務を目指します。Excelは非常に便利な表計算ソフトですが、「管理に工数がかかる」「情報共有しにくい」などの課題も抱えています。

そのため、近年脱Excelの動きが活発になってきているのです。脱Excelに対し、「活Excel」という考え方も存在しています。こちらは、Excelのデータを活かしつつ、ほかのツールとも連携しながら業務・管理を行うことを意味します。

脱Excelが向いている業務

脱Excelが向いている業務としては、以下のようなものが挙げられます。

• 顧客情報の管理(CRM)
• プロジェクトやタスクの管理
• 社員台帳の管理
• データの集計や加工作業

そもそもExcelは表計算ソフトであるため、情報の管理には適していません。情報管理をExcelで行うと、かえって手間がかかったり必要な機能が使えなかったりと、業務に支障をきたすことが多いのです。

このような業務は、専用のツールを活用したほうが効率化できる可能性が高いでしょう。反対に、以下のような業務はExcelと相性がいい傾向にあります。

• 少量の情報管理
• 単純な計算
• ツールに取り込みたいデータの整理

たとえば、売上の記録や簡単なグラフ作成などの単純な作業は、誰でも使用できるExcelでの管理が便利です。また、情報をツールに取り込むときにExcelを用いることがあります。ツールと連携させたいデータに関しても、単純なものであればExcelで管理するとスムーズでしょう。

脱ExcelとDX化の関係

「DX」とは、「Digital Transformation(デジタルトランスフォーメーション)」の略語です。簡単にいうと、「デジタル技術を用いて生活やビジネススタイルを変化させる取り組み」を指します。

DX化は、業務をデジタル化して効率化させるだけでなく、ビジネスモデルを大きく変えるほどの変化をもたらす点が特徴的です。

たとえば、アメリカ発の配車サービスである「Uber」は、配車から料金決済までスマホだけで完結できる仕組みを作り、配車サービスの仕組みを大きく変えました。その結果、「Uber」は世界各国で利用される交通手段のひとつになり、誰もが知る「Uber Eats」の展開へと至ったのです。

脱Excelは、DX化戦略のひとつに含まれます。DX化の取り組みとして脱Excelを進めれば、企業の業務フローやビジネスモデルは大きく変容させられるでしょう。

なぜ脱Excelが求められているの？

現在、多くの企業が脱Excelを目指した取り組みを行っています。その主な理由は、以下の3つです。

• 時代遅れだから
• Excel管理をやめたい人が多いから
• 海外ではexcelを使わないから

それぞれを詳しくみてみましょう。

時代遅れだから

以下のように、さまざまな理由でExcelは時代遅れなツールだといわれています。

• データが多いと動作が不安定になる
• リアルタイムな共同作業に向いていない
• データ分析手順の再現性に乏しい
• 分析可能な内容が限られている

顧客情報の蓄積や情報を活用したビジネスの重要性が増している現在、Excelだけでは情報管理や業務をカバーすることが難しくなっています。そのため、現代のビジネスにおいてExcelは時代遅れであると考えられることが増えたのです。

Excel管理をやめたい人が多いから

業務におけるExcelの使い勝手が悪く、「Excel管理をやめたい」と考える人が増えてきているのも事実です。とくに、以下の理由でExcel管理にストレスを感じる方が多いようです。

• 同時編集ができないため、待ち時間が生じる
• 新しい情報を探すのに時間がかかる
• ファイルの作成やメンテナンスに時間がかかる
• ファイルをまたいだ情報の同期が難しい
• 使用環境によってファイルが開けない場合がある　

など

社内のデータをExcelメインで管理している場合、従業員が抱えるストレスは膨大なものになります。そのためExcel管理をやめて、より適切なツールへの移行を希望する人が増えているのです。

海外ではexcelを使わないから

「海外ではExcelを使わない」といわれていることも、脱Excelが求められるようになった大きな要因です。「日本だけがExcelを使っているから遅れている」「Excelはグローバルスタンダードではない」このような意見を聞いたり見たりして、脱Excelに興味を持つ人は少なくありません。

しかし、実は海外でExcelが使われていない事実を示す明確なデータはありません。外資系企業でもExcelは使用されていますし、Excelファイルで海外の企業とやり取りをしている会社も多く存在しています。

そのため、「海外ではExcelを使わない」という情報に根拠はありません。海外や他社と比べるのではなく、「自社にとってもっとも適切なツール」を見極め活用することが大切です。

Excelが抱えている課題

多くの企業で使われているExcelですが、便利な一方、多くの課題を抱えているのも事実です。ここでは、Excelのおもな課題を4つ紹介します。

• 企業によってフォーマットが異なる
• ファイルの作成や管理に工数がかかる
• 作業処理に時間がかかる
• 仕様がわかりにくくブラックボックス化しやすい

それぞれの課題を詳しくみていきましょう。

企業によってフォーマットが異なる

Excelは、カスタマイズすればさまざまな用途に使えます。この点は大きなメリットですが、反対にデメリットとも捉えられます。なぜなら、カスタマイズ性が高いゆえに、企業や部署によってフォーマットが異なってしまうためです。

多種多様なフォーマットのExcelを管理したり情報を統合したりする作業には、多大な労力がかかります。企業ごとにフォーマットや仕様が異なれば、入力や管理のミスも起こりやすくなるでしょう。

ファイルの作成や管理に工数がかかる

Excelは、基本的にファイルごとの管理が必要です。データごとにファイルを作成したり、集計に必要な関数をいくつも入力したり、用途別に複数のファイルを管理したり……と、Excelの作成や管理にかかる工数は膨大なものです。

また、同時編集ができないExcelは、複数の人が作業する業務に向いていません。待ち時間が発生したり、複数人による編集でファイルの正確性が損なわれたりと、Excel管理が抱える問題はさまざま。上手に管理できず、工数が増えたりデータに狂いが発生してしまったりするリスクが高いのです。

作業処理に時間がかかる

複雑なデータや関数が含まれるExcelファイルは、動作が重くなります。実際、ファイルを開くために何分も待たされたり計算に時間がかかったりして、作業を中断した経験がある方は多いでしょう。

また、データや関数が多いファイルには入力ミスがつきものなので、データの抜け漏れやミスなどを確認する時間もかかります。作業のみならず、確認作業にも時間がかかる点がExcelの大きな弱点です。

仕様がわかりにくくブラックボックス化しやすい

企業がExcelファイルを作成するときは、多くの場合で関数を入力し、集計や分析などを行います。この際、管理者にとってはわかりやすいExcelファイルであっても、第三者が見たときにわかりやすいファイルとは限りません。

どこに何のデータが入力され、どこに関数があり、どのような集計が行われているのかがわからなくなってしまうことは珍しいことではないでしょう。その結果、業務が属人化してしまい、管理者以外がメンテナンスできなくなることが多いのです。

さらに、Excelには「ローカルファイルでの保存が可能」「同時編集ができず、リレーのようにファイルが次々に渡されていく」という特徴もあります。誰がどのデータを保有・編集したのかがわかりにくくなるので、ブラックボックス化しやすいという課題があるのです。

脱Excelのメリット

脱Excelには、3つの大きなメリットがあります。

• 情報共有を効率化できる
• 属人化を防げる
• カスタマイズ工数を削減できる

各メリットの詳細を見てみましょう。

情報共有を効率化できる

脱Excelすると、社内での情報共有を効率化できます。Excelファイルを社内で管理する場合、データを更新したあとにクラウドや社内サーバーに格納したり、メールなどで共有したりしなくてはいけません。

編集したファイルの即時共有や共同編集はExcelではできないため、業務が滞る原因になることが多々あります。脱Excelを進めて最適なツールを導入すれば、リアルタイムな情報共有や共同編集が可能となり、業務上の手間やストレスを軽減できます。

属人化を防げる

Excelでデータを管理するときは、作業が属人化しやすいという課題がありました。「作成者しか関数の使い方がわからない」「誰がどの情報を持っているかわからない」などの属人化現象は、スムーズな業務を妨げます。

適切なツールを導入して情報の管理方法や加工方法を統一できれば、属人化を防ぎつつ情報の一元管理ができるようになるでしょう。

カスタマイズ工数を削減できる

関数や分析機能を使って好きなようにカスタマイズできる汎用性の高さはExcelの魅力ですが、反対にデメリットでもあります。なぜなら、業務に合わせてカスタマイズする工数がかかるためです。

テンプレートや自動分析機能が搭載されているツールを導入すれば、このカスタマイズ工数を大幅に削減できます。今までExcelの管理やメンテナンスにかかっていたリソースを、他の業務に回せるようになるでしょう。

脱Excelのデメリット

脱Excelのデメリットは、新しいツールやシステムの導入が必要になる点です。その際は、当然ツールやシステムの導入費用が発生しますし、操作方法の学習コストも発生します。脱Excelしようと新しいツールを次々に導入してしまうと、費用的にも時間的にも負担が大きくなるでしょう。

そのため、「脱Excelすべき業務」と「活Excelすべき業務」を見極める必要があるのです。しかし、より最適なツールを導入すれば、ミスを防ぎ管理工数を減らせます。中長期的に見るとメリットが上回るため、可能な範囲で脱Excelを進めていくことがおすすめです。

脱Excel後の代替データベース

Excelに代わるデータベースとして活用できるツールやシステムには、以下のようなものがあります。

• 業務システム・アプリ
• BIツール
• ERP
• Googleスプレッドシート

各ツール・システムを詳しく解説します。

業務システム・アプリ

業務システム・アプリとは、文字通り特定の業務に特化したシステムやアプリケーションです。たとえば、以下のようなものが一例として挙げられます。

• CRM
• 販売管理システム
• 在庫管理システム
• 給与管理システム

業務アプリ開発プラットフォームの「kintone」や、経理システムの「freee会計」などは有名なので、名前だけでも目にしたことがある方は多いでしょう。

業務システムは、各業務を効率化するために作られたツールなので、企業が必要としている機能のほとんどが網羅されています。わざわざ自社でカスタマイズすることなくデフォルトで便利な機能が使える点は、業務システム・アプリの最大のメリットでしょう。

もちろん、なかには自社のニーズに合わせて機能をカスタマイズできるものもあり、さまざまな企業での活用に向いています。

BIツール

BI(ビジネス・インテリジェンス)ツールとは、蓄積しているデータを分析して活用するためのツールです。ExcelやCRM、SFAなどに分散しているデータをつなぎ、日常業務や経営の意思決定を手助けしてくれます。

単にデータを収集するだけではなく、データマイニングやレポーティングを行い、活用しやすい状態に加工してくれる点が特徴です。

ERP

ERP(Enterprise Resources Planning)とは、企業の経営資源である「ヒト・カネ・モノ・情報」を一元管理して、ビジネスや経営を効率化するためのシステムです。ERPには、以下のような多数のシステムが統合されています。

• 人事労務システム
• 会計システム
• 販売管理システム
• 生産管理システム
• CRM
• SFA　

など

さまざまなシステムを統合しているため、「統合基幹業務システム」と呼ばれることもあります。あらゆる情報をひとまとめにするので、管理や作業の工数を削減し、業務や経営の課題を見える化できる点がメリットです。

Googleスプレッドシート

「無料で使えるツールを探している」「もっと手軽に脱Excelしたい」という場合は、Googleが無料で提供しているスプレッドシートがおすすめです。スプレッドシートには、以下のようなメリットがあります。

• 複数人で同時に編集できる
• 編集内容がリアルタイムで自動保存、反映される
• URLだけでファイルを共有できる

Excelと同じ表計算ソフトですが、クラウド上で使用できて共同編集が可能です。ただし、表計算や分析機能に関してはExcelとほとんど同じなので、Excelが抱える課題の根本的な解決はできない可能性があります。

脱Excel・DX化推進なら「SPIRAL®(スパイラル)」

脱ExcelやDX化を目指すなら、「SPIRAL®(スパイラル)」を活用することがおすすめです。ここからは、「SPIRAL®(スパイラル)」の特徴を詳しく解説します。

「SPIRAL®(スパイラル)」とは？

スパイラルは、豊富なテンプレートを組み合わせてさまざまなアプリケーションを簡単に構築できる、クラウド型ローコード開発プラットフォームです。スパイラルなら、以下のようなシステムを簡単に作れます。

• 受付システム
• 会員専用ページ
• お問い合わせフォーム
• 個人情報管理システム

スパイラルは日本製のプラットフォームなので、信頼性は抜群。強固なセキュリティを誇るため、金融・製造・小売・学校・飲食・官公庁などあらゆる業界で導入されています。

営業やマーケティングはもちろん、社内業務など用途に合わせた幅広い活用が可能です。導入すれば、業務効率化やコスト削減に大きく役立ってくれるでしょう。

「SPIRAL®(スパイラル)」のメリット

スパイラルには、4つのメリットがあります。

クラウド型だから低価格

「クラウド型」とは、オンライン上で提供されているシステムや機能を、インターネットを介して利用するサービスです。高いコストをかけてサーバーを構築する必要がないため、初期費用を抑えられます。さらに、サーバーの更新や保守をする必要もないので、ランニングコストを節約したい企業におすすめです。

自由度が高い

スパイラルは、あらかじめ決まったシステムをパッケージ売りしているわけではありません。そのためカスタマイズ性が高く、導入する企業に合わせて自由に内容を構築できます。

知識がなくても簡単に使える

スパイラルには「コンポーネント(部品)」が用意されており、使いたいものを選択していくだけで簡単にアプリケーションを構築できます。よく使われるテンプレートも用意されているので、知識がない方でも使いやすい点が特長です。

安心のセキュリティ

スパイラルは日本製のプラットフォームで、総務省からも「安全・信頼性の情報開示基準を満たしているサービス」として認定を受けています。そのため、金融機関などの導入実績も多数。「情報資産の銀行」として、安心・安全で高レベルなクラウドセキュリティ環境を構築しています。

「SPIRAL®(スパイラル)」のできること

スパイラルを活用すれば、さまざまな業務を効率化するシステムを簡単に構築できます。ここでは、スパイラルのできることをご紹介します。

• 申し込みシステム・受付管理システムの作成
• 会員専用ページの作成
• 受注フォームの作成
• メール配信の半自動化
• LINEとの連携でクーポン配信

それぞれを詳しくみてみましょう。

申し込みシステム・受付管理システムの作成

短納期かつ高セキュリティな対応を求められる現代、「紙」での申し込み受付はとても大変です。

「データを手打ちでExcel入力するのは辛い」「入力した後の申込書はどうやって管理しよう？」

そんなときは、スパイラルの「画像アップロード機能」「メール配信機能」をフル活用した「受付管理システム」の構築が便利です。

スパイラルなら、ユーザーから送られてくるテキストデータや申込書の写真を、オンライン上で確認・整理できるようにシステムを組めます。受け取った情報は高いセキュリティで保護するので、安心・安全かつ、スムーズに申し込み受付を行えるでしょう。

会員専用ページの作成

サービスの契約者が増えるほど、サポートは大変になっていきます。

「お知らせを契約者全員にメールや電話するのは辛い」「一度ご案内してもすぐ忘れられるから、大事な情報は気軽に見返せるようにできたらいいのに」

そんなときは、情報の確認やお問い合わせ、ドキュメントのダウンロードなども可能な「会員専用ページ」の作成が便利です。スパイラルでは、ご契約者さまごとの専用マイページを「基本機能」で作れます。

サービス契約者は「知りたい情報」に気軽にアクセスできるので、お問い合わせ対応の効率化・顧客満足度の向上につなげられるのです。

受注フォームの作成

取引相手の方が増えるほど、顧客情報の管理は大変になってきます。

「どのお客さまからどれだけ受注したか、Excelで管理するのは大変」「見積書や請求書の作成や送付を楽にしたい」

そんなときは、スパイラルの「データベース構築」機能やフォーム作成、メール送信機能が便利です。スパイラルでは、お客様の入力情報をデータベースに自動で格納されるようにシステムを組むことができます。さらに、商品データベースと連携させれば、自動的に見積もりが出力できるようになります。

また、メール送信機能も搭載されているため、作成した見積書などをそのまま送付可能。作業時間の大幅な短縮が目指せます。

メール配信の半自動化

ニュース配信を行えば、こまめに企業の最新の情報を届けられます。しかし、毎回配信対応を行うのは大変ですよね。

「設定に時間がかかって、どうしても配信間隔が空いてしまう」「担当者が複数人いても使いやすい配信システムがあればいいのに」

そんなときは、スパイラルのメール配信システム構築が便利です。スパイラルでは、掲載コンテンツを選択するだけで定時配信や速報配信を行うシステムを組めます。

また、自動的に閲覧数上位を抽出する機能を連携させれば、メール配信を半自動化し、配信設定の負担を大きく軽減可能です。個人情報に触れずに配信を行うことも可能なので、担当者が複数人いても安心してシステムを使用できます。

LINEとの連携でクーポン配信

クーポン配信などのキャンペーンを通して集客を狙う企業の方は多いですが、「効果的なキャンペーン」を行うのは意外と大変です。

「せっかくクーポンを配信しても、なかなか使ってもらえない」「もっと効果的なキャンペーンができたらいいのに」

そんなときは、拡張性の高いスパイラルの強みを活かして、LINEと連携すると便利です。スパイラル、LINE、その他必要なシステムを連携すれば、会員情報に紐づいた状態でクーポン配信を行えるようになります。

地域や性別などの属性や、利用頻度の情報に基づいたLINE配信を行うこともできるので、より訴求力を向上させられます。

わたしたち株式会社ゴンドラでは、SPIRAL®(スパイラル)の導入支援を提供しております。「脱ExcelやDX化を推進したい」「もっと業務を効率化したい」そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください！