ビジネスメールの敬語、ちゃんと使えてる?間違いやすい日本語と正しい書き方を解説

ビジネスメールの敬語、ちゃんと使えてる?間違いやすい日本語と正しい書き方を解説

社会人になれば毎日メールを作成することになりますが、そのときに正しい日本語を使えている方って、意外と少ないかも…?私たちがついつい使いがちな表現や敬語には間違いが隠れていて、社内のチャットや親しい取引先なら許される表現も、場合によっては相手に不快感を与えてしまうおそれがあります。今回は、注意が必要な言葉とフォーマルな場面でのビジネスメールの書き方をご紹介します。

 
ビギニャー

社会人になってしばらく経ちますけど、未だにビジネスメールがうまく作れないんですよね……。


 
シニヤン

学生時代には使わない書式や言葉遣いが多いから、最初のうちはなかなか慣れないよねぇ。会議まで時間あるし、今日はビジネスメールについて復習してみる?


 
ビギニャー

え、いいんですか!?ありがとうございます、シニヤン先輩!

ビジネスメールの基本の書き方

一般的なビジネスメールは、7つのパートで構成されています。
まずは、それぞれに記載する内容と注意したいポイントをご紹介します。

①宛先
宛先には、正しく送信先のメールアドレスを記載しましょう。
最後に宛先を入れるようにすると、メールの作成途中に送ってしまうミスを防げて安心ですよ!

ちなみに、メールの宛先には3つの種類があります。
・TO:必ずメールを読んでほしいメインの宛先
・CC:参考までに目を通しておいてほしい宛先
・BCC:参考までに目を通しておいてほしいが、ほかの受信者にはメールの送信を知られたくない宛先

この3つを使い分けるシーンは必ず出てくるので、ここでしっかりと区別しておきましょう。

②件名
件名は、ひと目で内容がわかるように簡潔かつ要点を押さえて書きましょう。
わかりにくい件名をつけてしまうと、見るのを後回しにされたり迷惑メールだと勘違いされてしまったりすることも…?
あとから件名で検索しやすいように、「自社の社名+メールの内容」をしっかりと記載してください。

③宛名
本文の最初には、誰に宛てた内容なのかについてしっかりと書きましょう。
「相手の社名+部署名+役職名+名前 様(さん)」と書くことが基本です。

ちなみに、社内メールと社外メールで書き方が若干異なるため、注意が必要です。
・社内メール:総務課 〇〇部長
・社外メール:〇〇株式会社 総務課 部長 〇〇様

以上のように、しっかりと区別して宛名を記載してくださいね!

④挨拶文
宛名の次は、挨拶文を書きます。
この挨拶文は定型文を使用すればいいので、頭を悩ませる必要はありません。

・社内向けのメール:お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
・社外向けのメール:いつもお世話になっております。〇〇株式会社〇〇部〇〇です。

状況に応じて、「初めてメールいたします」「ご無沙汰しております」などを使うこともあります。

⑤用件
ここからは、実際の用件を記載します。
ダラダラと書くと相手の時間を奪うことになるので、必要なことだけを簡潔に書きましょう。

はじめに結論を書いて、その下に日時や補足などを記載するとわかりやすくなります。
ひと目見てパッと理解できる内容にするためにも、箇条書きや適度な改行を入れながら書けると親切です。

⑥締めの挨拶
要件が欠けたら、締めの挨拶を書きましょう。
資料添付や日程記載があるときは「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」、それ以外は「何卒よろしくお願いいたします。」で問題ありません。

⑦署名
最後に、自分の情報をまとめた「署名」を記載します。
一般的には、「会社名・部署名・役職・氏名・電話番号・メールアドレス・会社の住所・会社のホームページ」を書きます。
ほとんどのメールソフトで署名をテンプレートとして登録できるので、あらかじめ設定しておくと便利です。

 
シニヤン

これはあくまでフォーマルな場面での書き方で、かしこまりすぎることが距離を感じさせて逆効果になることもあるよ。相手によって使い分けることを意識してね。


 
ビギニャー

ううう、ビジネスメールって難しいんですね……。ちなみに、気をつけたい言葉遣いや表現もあるんですよね?


 
シニヤン

実はそうなんだよねぇ。ここからは、フォーマルなビジネスメールで注意が必要な敬語や表現を紹介するね。

挨拶や文面の基本表現 編

ここからは、挨拶や文面を書くときに間違われて使われることの多い基本表現について見てみましょう!

・~各位様、~部長様、〇〇株式会社御中 〇〇様
これらの表現は、すべて間違い!
正しくは、「~各位」「~部長 〇〇様」「〇〇株式会社 〇〇部御中」です。

各位には「皆さま」という意味があり、すでに敬語の意味を含んでいるため「様」は不要です。
また、同様に役職にも敬語の意味を含んでいるため「様」は不要、御中は宛名が個人でないときに使う言葉なので、会社や部署に宛てたメールにしか使いません。

・御社
御社は話し言葉なので、メールのときは書き言葉の「貴社」が正解!
反対に、商談などで面と向かって会話するときは「御社」を使いましょう。

・わが社
わが社は社内向けに使う言葉なので、社外へのメールには不適切です。
目上の方や取引先には謙譲語である「弊社」を使うことが一般的で、相手との関係性に応じて丁寧語の「当社」を使うこともあります。

・ご苦労さまです、お世話様です
よく使われる表現ですが、どちらも目上から目下の相手に対する言葉なので、上司や取引先に使うと失礼です。
「お疲れさまです」「お世話になっております」を使いましょう。

・すいません、了解しました、大丈夫です
バイト敬語とも呼ばれているこの言葉。
ビジネスシーンで使用することは避けましょう。
「申し訳ございません」「かしこまりました(承知いたしました)」「問題ございません」などが正しい表現です。

・ご教授ください
「教授」は、長い時間をかけて学問や専門的な技術を教えてもらうときに使うので、ビジネスシーンには適さないことがあります。
「教えてください」という意味で使うなら、「ご教示ください」が正しい表現です。

・よろしくお願い致します
一見問題がないように見える日本語ですが、「致す」と漢字で書くとよくないニュアンスを含んでしまうため、「よろしくお願いいたします」と平仮名で書くことが正しいとされています。

二重敬語と重語 編

次に、敬語や言葉の意味を重ねてしまう二重敬語や重語についてご紹介します。

・お体をご自愛ください
「自愛」という言葉に「体を大切にする」という意味が含まれているため、重語表現となります。
「ご自愛ください」だけで問題ありません。

・お承りしました
「承る」自体が敬語表現なので、ここに「お」をつけると二重敬語になります。
丁寧なのはいいことなのですが、日本語としては正しくないので注意しましょう。

・おっしゃられるとおりです
「おっしゃる」だけで尊敬語表現なので、「られる」は不要。
「おっしゃるとおり」が正しい日本語です。

・ご覧になられる
こちらも上記同様、尊敬語の「ご覧になる」に不要な「られる」がついている表現です。
「ご覧になる」だけでも問題ありません。

敬語の間違い 編

敬語には、気をつけたい表現がたくさんあります。
ここでは、メールを書くときとくに気をつけたい敬語の間違いを見てみましょう!

・~させていただきます
「~させていただく」という表現は、相手の許可を必要とする行為や謙遜が必要なシーンで使う言葉。
それ以外の場面で使うとへりくだりすぎて違和感を抱かれやすいので、「~いたします」と記載することを心がけましょう。

・どういたしますか
「どう」という表現が敬意に欠けて不適切なので、「いかがいたしましょう」「どのようにいたしますか」などに言い換えましょう。

・ご拝読ください
「拝~」は自分の行為につける謙譲語なので、相手の行為につけるのは不適切です。
「ご」をつけても正しい日本語にならないので、尊敬語の「ご覧ください」に直しましょう。

・~とお聞きしました
自分の行為に「お」をつけると、自分に対する尊敬語になってしまいます。
この場合は、謙譲語の「拝聴いたしました」が適切です。

・ご進言ありがとうございます
相手からアドバイスなどをもらったときに、「ご進言ありがとうございます」と言ってしまうととっても失礼!
「進言」は自分が目上の人に意見するときに使う謙譲語なので、相手の行為に対して使うのはマナー違反です。
「ご指摘ありがとうございます」などの表現に変えましょう。

・本日部長は休みをいただいております
電話などでも間違えて使いやすい表現ですが、取引先やお客さまに許可をもらって休むわけではないので、「いただく」という表現は不要です。
「本日部長は休みを取っております」が正しい日本語です。

・どちらにいたしますか
「いたす」は謙譲語であるため、相手の行動に使用できません。
「どちらになさいますか」が正しい表現です。

・資料をご持参ください
商談の日程調整などで使ってしまいがちな表現ですが、「持参」は謙譲語であるため、相手の行動には使えない言葉です。
正しくは「資料をお持ちになってください」です。

・お求めやすい商品です
営業メールやメルマガなどで注意したいのが、この表現。
正しい尊敬語は、「お求めになりやすい商品です」となります。

目上の方に不適切な表現 編

ここからは、目上の方に不適切なメール表現を解説します。
会話するときにもついつい口にしてしまいがちな言葉ばかりなので、日頃から意識してみてくださいね。

・しばらくぶりです
この言葉は、同僚や部下に対して使う表現です。
上司や取引先に使うときは「ご無沙汰しております」「お久しぶりです」が適切でしょう。

・参考になります
「参考になります」には「参考程度に話を聞いておくよ」というニュアンスが含まれるため、失礼に思われることがあります。
念のため「勉強になります」と伝えたほうが安心でしょう。

・取り急ぎ~まで
急いでいるとき、「取り急ぎご連絡まで」とメールに記載することがあるかもしれません。
この文言は、「早さを優先したため、本体すべき説明を省略しています」という意味を含んでいますが、目上の人へのメールやお礼、謝罪の連絡に用いると失礼に思われるおそれがあります。
「取り急ぎご連絡差し上げますので、ご確認をお願いいたします」といった丁寧な表現に変えることを推奨します。

・ご承知おきください
「承知」は自分の行動をへりくだる謙譲語なので、「ご」をつけても目上の人には使えません。
「お含みおきください」といった表現に書き換えるといいでしょう。

・助かります
日常生活でも口にしがちな「助かります」という表現。
この言葉には、「負担が大きいから力を貸してほしい」という気持ちが含まれるので、上司や目上の人に使うと不快に思われる可能性があります。
「お力添えありがとうございます」「〇〇していただけると幸甚に存じます」のように言い換えられると、丁寧な表現できるでしょう。

・ご一緒します
「ご一緒」は、対等な関係で使われる言葉です。
そのため、丁寧に言い換えたい場合は「お供いたします」などに言い換えておきましょう。

・なるほどですね
近年耳にすることが増えてきたこの相槌は、実は失礼な表現。
「なるほど」は目下の人に使う言葉なので、「おっしゃるとおりです」などといった言葉に変えましょう。

定着してしまった誤用表現 編

最後に、今ではすっかり定着してしまった誤用表現をご紹介します。
この表現を正しい日本語で言い換えられるだけで、デキるビジネスパーソンだと思ってもらえるかも……?

・~のほう
「私どもの方で用意いたしますね」「ご確認のほう、よろしくお願いいたします」などなど、なぜかいろいろな場面で使われる「~のほう」という表現。
そもそも日本語として正しい表現ではありませんので、つける必要はありません。

・~になります
「こちらが商品の説明書になります」などと使わやすい言葉ですが、本来「~になります」は「変化して別物になる(become)」の意味で使われる言葉。
そのため、「~です」に言い換えたほうが日本語としては適切です。

・とんでもございません
「とんでもない」が一つの単語なので、「とんでも」と「ない」を分けて否定形に活用する表現は日本語として成り立ちません。
「とんでもないです」「とんでもないことでございます」などに言い換えましょう。

・よろしかったでしょうか
「お時間よろしかったでしょうか」「こちらの資料でよろしかったでしょうか」などと聞かれると、「どうして過去形なんだろう」と思われてしまうおそれがあります。
表現としては必ずしも誤用とは言えませんが、なかには違和感を覚えられたりアルバイト敬語だと思われたりすることがあるため、「よろしいでしょうか」に言い換えると安心です。

・送らさせていただきます
「送らせていただきます」に不要な「さ」を入れた、間違った日本語です。
そもそも許可を得る必要がない場面で「送らせていただきます」と記載するのも不適切なので、シンプルに「お送りします」で問題ないケースがほとんどでしょう。

・お名前を頂戴できますか
問題ないように思えますが、よくよく考えると「名前をもらう」という意味の言葉なので不適切です。
これは、「お名刺を頂戴する」と混同されて生まれた言葉だと言われています。
「お名前を伺ってもよろしいでしょうか」「お名前をお聞きしてもよろしいでしょうか」などといった表現が適切です。

 
シニヤン

今回紹介したのは、フォーマルなビジネスメールの基本だからしっかりと覚えておこうね。


 
ビギニャー

わー、先輩ありがとうございます!間違って使っていた言葉もあるので、さっそく直してみます!


 
シニヤン

チャットや対面のときは、固くなりすぎずに親しみやすい会話を心がけることもひとつの手だよ。正しいマナーを踏まえたうえで、相手との関係性や自分のキャラクターに合ったコミュニケーションを取ろうね。

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